Polityka prywatności i plików cookies ROVEQUA

Wersja dokumentu: 23 października 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu rovequa.com jest M-CONCEPT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001211065, NIP 7011290815, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Administrator”). ROVEQUA jest marką, pod którą Administrator prezentuje i rozwija swoją ofertę.

W sprawach dotyczących danych osobowych, w tym realizacji praw określonych w RODO, można skontaktować się z Administratorem pod adresem info@rovequa.com albo korespondencyjnie pod podanym adresem siedziby.

2. Zakres danych i źródła ich pozyskiwania

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Administrator może przetwarzać:

• dane kontaktowe i identyfikacyjne podane przez użytkownika: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, a w przypadku zapytań dotyczących dostawy także dane adresowe;
• informacje o projekcie: opis potrzeb, wybrane kategorie, wymiary, materiały, parametry konfiguracji, dane niezbędne do przygotowania orientacyjnej kalkulacji oraz informacje przekazane w formularzu lub bocie scenariuszowym;
• dokumentację udostępnioną dobrowolnie: rysunki techniczne, zdjęcia, wizualizacje, pliki projektowe i wiadomości;
• dane związane z korespondencją i obsługą zgłoszenia: datę kontaktu, numer sprawy, jej status, historię uzgodnień i odpowiedzi;
• dane techniczne związane z działaniem i bezpieczeństwem serwisu, w zakresie zbieranym przez serwer i jego dostawców, np. adres IP, datę i godzinę żądania, identyfikatory techniczne, informacje o przeglądarce i komunikaty o błędach;
• dane statystyczne i identyfikatory zapisane na urządzeniu użytkownika — wyłącznie w zakresie, w jakim użytkownik wyraził wymaganą zgodę na opcjonalne narzędzia analityczne.

Dane są otrzymywane przede wszystkim bezpośrednio od użytkownika. Nie należy przesyłać informacji szczególnie wrażliwych, numerów dokumentów tożsamości ani cudzych danych osobowych, jeżeli nie są niezbędne do rozpatrzenia zapytania.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Odpowiedź na zapytanie, omówienie projektu i przygotowanie indywidualnej oferty. Jeżeli użytkownik działa we własnym imieniu w związku z rozważaną umową — podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą). W przypadku korespondencji firmowej, kontaktu z przedstawicielem przedsiębiorstwa lub zapytania niezmierzającego do zawarcia umowy z daną osobą — podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. uzasadniony interes w obsłudze zapytań i prowadzeniu kontaktów biznesowych.
2. Prowadzenie spraw w systemie CRM, zachowanie historii ustaleń, weryfikacja źródła zapytania i zapewnienie ciągłości obsługi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest sprawna i spójna obsługa korespondencji, w tym klientów powracających oraz prawidłowe przekazanie sprawy osobie odpowiedzialnej.
3. Bezpieczeństwo serwisu, diagnostyka błędów oraz przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest ochrona systemów, danych i dostępności usług.
4. Wykonanie obowiązków prawnych wynikających np. z przepisów podatkowych i rachunkowych, gdy powstanie odpowiedni obowiązek — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona ewentualnych roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w zakresie niezbędnym do ochrony praw Administratora.
6. Opcjonalne statystyki odwiedzin, w tym Google Analytics, jeśli narzędzie zostało uruchomione — zgoda użytkownika, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, z uwzględnieniem art. 399–400 Prawa komunikacji elektronicznej w zakresie zapisu lub odczytu danych z urządzenia użytkownika.

Samo przesłanie zapytania nie oznacza wyrażenia zgody na newsletter, niezamówione komunikaty marketingowe ani publikację przesłanej dokumentacji. Serwis nie wykorzystuje danych z formularzy do prowadzenia marketingu bezpośredniego bez odrębnej, wymaganej prawem podstawy.

4. Czy podanie danych jest wymagane

Podanie danych jest dobrowolne. Pola oznaczone jako obowiązkowe są jednak potrzebne, aby przekazać zgłoszenie, odpowiedzieć na nie lub przygotować wstępną ocenę projektu. Brak takich danych może uniemożliwić obsługę przez formularz. Pozostałe pola, załączniki i odpowiedzi są dobrowolne, o ile dany formularz nie wskazuje inaczej.

5. Formularze, konfiguratory i bot scenariuszowy

Serwis udostępnia formularz kontaktowy, ankietę projektową, konfiguratory oraz bota opartego na zdefiniowanych krokach i odpowiedziach. Funkcje te służą zebraniu informacji potrzebnych do oceny zapytania. Konfigurator może przedstawiać orientacyjną kalkulację, ale nie przyjmuje wiążących zamówień ani płatności.

Zgłoszenia mogą być przyporządkowywane do kategorii i kierowane do odpowiedniej kolejki obsługi. Takie uporządkowanie spraw wspiera pracę ludzi i nie stanowi decyzji podejmowanej wyłącznie automatycznie, wywołującej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającej na użytkownika w rozumieniu art. 22 RODO.

Formularze i konfiguratory mogą przechowywać niewysłany szkic na urządzeniu użytkownika w pamięci sesji przeglądarki. Zakończenie sesji, wyczyszczenie danych przeglądarki lub użycie funkcji czyszczenia projektu może spowodować utratę szkicu. Przekazanie zgłoszenia do systemu obsługi następuje dopiero po wykonaniu właściwej akcji wysłania i potwierdzeniu jej przyjęcia.

6. Odbiorcy danych i podmioty obsługujące serwis

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonych celów: osobom upoważnionym do obsługi zapytań i projektów oraz podmiotom świadczącym usługi hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania serwisu, wsparcia technicznego i infrastruktury systemu CRM. Wykorzystywane narzędzia obejmują m.in. usługi pocztowe i hostingowe Hostinger oraz system CRM oparty na oprogramowaniu Twenty; faktyczna rola prawna każdego dostawcy zależy od wykonywanych przez niego czynności i uzgodnień umownych.

Obsługa techniczna może być wykonywana także przy udziale Vekstverk, w zakresie wynikającym z ustalonej współpracy i przyznanych uprawnień. Samo korzystanie z oprogramowania Twenty nie oznacza, że jego twórca otrzymuje treść wszystkich zapytań.

Jeżeli użytkownik zezwoli na analitykę Google Analytics i narzędzie jest aktywne, w przetwarzaniu danych statystycznych uczestniczą odpowiednie podmioty grupy Google zgodnie z warunkami usługi. Dane mogą też zostać ujawnione właściwym organom publicznym, gdy wymagają tego przepisy prawa.

7. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Niektóre usługi dostawców technologicznych, zwłaszcza opcjonalne narzędzia analityczne, mogą wiązać się z przetwarzaniem lub dostępem do danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W takich sytuacjach transfer danych wymaga podstawy przewidzianej w rozdziale V RODO, np. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne. Informacje o konkretnych odbiorcach i zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

8. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do danego celu, według poniższych kryteriów:

• dane z zapytań i korespondencji — przez czas potrzebny do obsługi sprawy i zakończenia uzgodnień; po tym czasie wyłącznie w zakresie, w którym ich dalsze zachowanie jest rzeczywiście niezbędne z uwagi na kontynuację kontaktu, obowiązki prawne lub możliwość dochodzenia albo obrony konkretnych roszczeń;
• dane związane z zawartymi później umowami — przez okres realizacji umowy, a następnie w zakresie i przez okres wynikający z obowiązków prawnych oraz terminów przedawnienia roszczeń właściwych dla danej relacji;
• dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany odpowiednimi przepisami;
• dane techniczne i logi bezpieczeństwa — przez okres niezbędny do diagnozowania problemów, zapewnienia bezpieczeństwa i obsługi incydentów, z uwzględnieniem faktycznej retencji wykorzystywanych usług;
• dane związane z dobrowolną zgodą analityczną — do wycofania zgody albo przez okres wynikający z konfiguracji danego narzędzia, zależnie od tego, co nastąpi wcześniej i jakiego rodzaju danych dotyczy;
• zapis preferencji cookies — co do zasady przez okres 180 dni, zgodnie z komunikatem wyświetlanym w serwisie, chyba że ustawienia zostaną wcześniej zmienione lub usunięte przez użytkownika.

Po ustaniu podstawy dalszego przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, z uwzględnieniem technologicznie uzasadnionego cyklu usuwania kopii zapasowych.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują — w przypadkach i na warunkach określonych w RODO — prawa dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku przetwarzania opartego na zgodzie można ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Wnioski można kierować na info@rovequa.com. Osoba, której dane dotyczą, ma także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl).

10. Cookies i pamięć przeglądarki

Cookies to niewielkie informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika. Serwis może korzystać również z pamięci sesji przeglądarki i podobnych technologii, np. w celu zapamiętania konfiguracji, ustawień zgody i zapewnienia działania formularza. Zastosowanie danej technologii zależy od korzystania z konkretnej funkcji.

Technologie niezbędne do wykonania żądanej funkcji lub transmisji danych mogą działać bez odrębnej zgody w granicach przewidzianych prawem. Technologie opcjonalne, w szczególności statystyczne, wymagają uprzedniej zgody. Odmowa zgody na analitykę nie wyłącza możliwości korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

Użytkownik może wybrać „Odrzuć analitykę” lub „Zgadzam się na analitykę” w banerze oraz ponownie otworzyć panel „Ustawienia cookies”. W panelu możliwa jest zmiana decyzji i wycofanie zgody. Niezależnie od tego użytkownik może kontrolować i usuwać zapisane dane w swojej przeglądarce. Wycofanie zgody ogranicza przyszłe korzystanie z opcjonalnych narzędzi; nie cofa zgodnych z prawem operacji zrealizowanych przed cofnięciem zgody.

Informacje o Google Analytics: https://policies.google.com/technologies/partner-sites oraz https://policies.google.com/technologies/cookies.

11. Bezpieczeństwo i odsyłacze

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyk związanych z przetwarzaniem danych. Nie należy przesyłać przez publiczne formularze haseł, numerów dokumentów ani materiałów, które nie są potrzebne do przygotowania zapytania.

Serwis może zawierać odsyłacze do stron podmiotów trzecich. Po przejściu do innego serwisu zastosowanie mają informacje o prywatności przedstawione przez jego operatora, zależnie od rzeczywistej roli poszczególnych podmiotów.

12. Aktualizacje

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą funkcji serwisu, dostawców albo przepisów. Aktualna wersja i jej data są publikowane w serwisie.